Com reduir les absències en un estudi de tatuatge

Per què una absència fa més mal en un estudi de tatuatge

En molts negocis, una cita perduda és mitja hora. En un estudi de tatuatge sol ser molt més: una sessió llarga ocupa tota la tarda, el disseny ja està preparat i, de vegades, has dit que no a una altra persona per guardar aquella hora.

A més, gairebé mai no hi ha temps d’omplir-la. Si t’avisen una hora abans, ningú s’organitza per venir a tatuar-se aquella mateixa tarda.

Per això val la pena treballar abans de la cita, no després.

1. Confirma per escrit el que s’ha reservat

Moltes absències no són mala fe: són confusions. La persona creia que era un altre dia, va apuntar malament l’hora o no sabia quant duraria.

Després de cada reserva, envia una confirmació per escrit amb:

• el dia i l’hora, amb el dia de la setmana (no només «el 14»);
• quant dura la sessió, més o menys;
• l’adreça de l’estudi i com arribar-hi;
• què ha de portar o com ha de venir preparada;
• com cancel·lar o canviar la cita si li surt alguna cosa.

Si a més li envies un fitxer per afegir la cita al seu calendari amb un toc, és més difícil que se n’oblidi.

2. Recorda-li la cita un o dos dies abans

Entre la reserva i la cita poden passar setmanes, de vegades mesos. En aquest temps la gent canvia de plans i s’oblida.

Un recordatori curt, un o dos dies abans, serveix per a dues coses: que no se n’oblidi i que, si no pot venir, t’avisi a temps. Aquest avís val molt: amb un dia de marge encara pots oferir l’hora a una altra persona.

3. Fes que cancel·lar sigui fàcil

Sembla al revés, però té lògica: com més fàcil és cancel·lar, més gent avisa. Qui no pot venir i t’ha d’escriure, esperar resposta i donar explicacions, de vegades prefereix no dir res.

Amb un enllaç al correu de confirmació per cancel·lar en dos clics, avisa qui abans desapareixia. I l’hora torna a quedar lliure a la teva agenda a l’instant.

4. Deixa clares les normes abans de reservar, no després

Si tens una política de cancel·lació, la persona l’ha de conèixer abans de reservar: amb quanta antelació ha d’avisar, què passa si no avisa i, si cobres una paga i senyal, de quant és i en quins casos es retorna.

Escriu-la al teu web, en un lloc fàcil de trobar, i repeteix-la a la confirmació. Unes normes clares i raonables no espanten els bons clients: els donen seguretat. I si un dia hi ha un problema, tens per escrit el que es va acordar.

Hi ha estudis que demanen una paga i senyal per reservar les sessions llargues. Si ho fas, explica bé les condicions i guarda constància de cada pagament. Si tens dubtes sobre com encaixa en el teu cas, consulta-ho amb la teva gestoria.

5. Demana només les dades que necessites

Un formulari etern fa que la gent el deixi a mitges, però sense un contacte fiable no pots confirmar ni recordar res. El just sol ser el nom, un correu o un telèfon i la idea del tatuatge, si la necessites per preparar la sessió.

Evita demanar dades de salut al formulari de reserva. Si necessites saber alguna cosa concreta, com una al·lèrgia, pregunta-ho en persona a l’estudi. Són dades especialment protegides i és millor no guardar-les on no fan falta.

6. Tingues a mà qui busca hora

Encara que ho facis tot bé, algú cancel·larà. Si tens apuntades les persones que et van demanar cita i no van trobar hora, els la pots oferir tan bon punt quedi lliure. Una història a Instagram anunciant l’hora lliure també funciona amb qui ja et segueix.

7. Apunta les absències i busca el patró

Porta el compte de qui falta i quan. Potser veus que passa més amb les cites reservades amb molta antelació, amb les primeres cites o amb un tipus de servei concret. Amb aquesta informació pots ajustar: demanar una confirmació més en aquests casos, escurçar l’antelació màxima o demanar paga i senyal només on cal.

Com t’ajuda un sistema de reserves

Tot això es pot fer a mà, però costa temps cada dia. Un sistema de reserves ho fa sol. El nostre:

• envia la confirmació per correu electrònic tan bon punt algú reserva, amb un fitxer per al seu calendari;
• inclou un enllaç per cancel·lar, i l’hora queda lliure sola;
• al pla Pro, envia un recordatori automàtic abans de la cita;
• et deixa decidir quins serveis es confirmen directament i quins necessiten la teva aprovació, com les peces grans.

El pots provar a la demo del sistema de reserves o veure què inclou cada pla a preus.