Instagram, WhatsApp o reservas online: cómo organizar las citas de tu negocio

Tres canales, tres trabajos distintos

Instagram, WhatsApp y un sistema de reservas no compiten entre sí. Cada uno hace bien una cosa y regular las demás. Los problemas aparecen cuando se usan para todo.

Instagram: el escaparate

Es donde la gente descubre tu trabajo, te sigue y decide si le gustas. Para eso es muy bueno.

Para llevar las citas, no tanto: los mensajes directos se mezclan con todo lo demás, no hay forma de ver tu disponibilidad y es fácil que una petición se quede sin respuesta entre muchas otras.

Úsalo para enseñar tu trabajo y llevar a la gente al sitio donde puede reservar.

WhatsApp: la conversación

Es inmediato y casi todo el mundo lo tiene. Para resolver dudas, hablar de una idea o mandar referencias, funciona muy bien.

Como agenda, falla: cada cita se negocia mensaje a mensaje («¿tienes algo el jueves?», «el jueves no, ¿y el viernes?»), te escriben a cualquier hora y luego tienes que apuntar la cita en otro sitio. Si se te olvida, llega la reserva doble.

Úsalo para las conversaciones que necesitan a una persona: dudas, presupuestos de trabajos especiales o cambios de última hora.

Reservas online: la agenda

Un sistema de reservas enseña tus huecos libres de verdad y deja que la persona elija y reserve sola, a cualquier hora, sin esperar tu respuesta. La cita entra directamente en tu agenda, con sus datos, y se confirma por email.

Su límite: no sustituye a una conversación. Si un servicio necesita hablarse antes, lo mejor es que la reserva quede pendiente hasta que la apruebes.

Úsalo para que todas las citas acaben en un único sitio.

Lo que pasa cuando se mezclan

Si cada canal va por su cuenta, el resultado es conocido:

• citas apuntadas en tres sitios distintos: el móvil, una libreta y el calendario;
• dos personas en el mismo hueco, porque una reservó por WhatsApp y otra por Instagram;
• mensajes a medianoche preguntando si hay hueco;
• clientes que escriben, no reciben respuesta a tiempo y se van a otro sitio.

Ninguno de estos problemas es culpa del canal. Lo que falta es un único sitio que diga qué huecos están libres.

Una forma sencilla de combinarlos

1. En Instagram, pon el enlace de reservas en tu perfil y recuérdalo en tus publicaciones. Quien quiera cita ya sabe dónde ir.
2. En tu web, el mismo calendario, con tus servicios, lo que dura cada uno y tus normas de cancelación a la vista.
3. En WhatsApp, las conversaciones. Si de una conversación sale una cita, apúntala en la misma agenda, para que ese hueco deje de aparecer libre para los demás.
4. Una sola agenda donde caen todas las citas, vengan de donde vengan. La miras desde el móvil y recibes un aviso con cada reserva nueva.

Así, Instagram atrae, WhatsApp conversa y la agenda manda.

¿Y si mi negocio es pequeño?

Precisamente entonces. Cuando trabajas solo, cada mensaje que contestas es tiempo que no dedicas a tu trabajo. Que la gente pueda reservar sin escribirte es una de las formas más directas de recuperar ese tiempo.

Cómo lo hacemos en SSAI

Nuestro sistema de reservas está pensado para negocios con cita: calendario en tu web, enlace directo para Instagram, confirmación por email, cancelación con un enlace y un panel para llevar la agenda desde el móvil, donde también puedes apuntar las citas que te piden por otros medios. Los avisos te llegan por email y, si quieres, por Telegram.

Puedes probar la demo como si fueras un cliente y después entrar al panel para verlo desde el otro lado.